Die passende Office / Microsoft 365 Suite auswählen

Die passende Microsoft / Office 365 Suite auswählen

Selten war die Qual der Wahl der passenden Lizenz eines Software-Produktes so komplex, herausfordernd und folgenschwer wie aktuell die Wahl der M365- bzw. O365-Subscription Suite.

Früher enthielt z. B. M365 E3 ganz einfach nach dem Matroschka-Prinzip O365 E3, EMS E3 und Windows Enterprise E3. Ähnlich simpel verhielt es sich für E5 und E1. Die vergleichbaren Business Pläne waren günstiger und funktional entsprechend eingeschränkt. Sollte man sich bei der Auswahl vertan haben, war das kein Beinbruch, weil man die einzelnen Subscriptions jederzeit flexibel stoppen und sich tagesgenau erstatten lassen konnte, um auf eine andere Suite umzusteigen.

Wie bereits beschrieben, ist es mit der Flexibilität leider vorbei: Jahresabos lassen sich während der Laufzeit nicht beenden und die Anzahl der User ausschließlich erhöhen. Der Preis für Monatsabos wurde um 20% erhöht. Teilweise existieren Upgrade-Pfade zu hochpreisigeren Suiten.

Zu den diversen Umbenennungen der Pläne kommt eine teilweise schwer nachvollziehbare Verteilung kleinteiliger Funktionen auf die unterschiedlichen Pakete. Daraus ergibt sich allein für die gängigen kommerziellen Suiten eine Feature-Tabelle mit 1.743 Kästchen – gespickt mit Verweisen auf 30 nummerierte Fußnoten. Von dieser Tabelle fühlen sich nicht nur Neukunden zurecht erschlagen:

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Stand der Tabelle April 2024 - Aktuelle Infos finden Sie hier

Wir würden Ihnen gern eine Abkürzung durch die Tabelle zur richtigen Entscheidung aufzeigen, doch leider gibt es die nicht.

Jeder kennt den inflationär genutzten Spruch: „Wenn Dein Kumpel von der Brücke springt, springst Du doch auch nicht hinterher…“ Den Spruch kann man zwar auch auf die Wahl der passenden M365-Suite anwenden; wir ignorieren ihn dennoch und teilen mit Ihnen die prozentuale Verteilung unserer Bestandskunden auf die einzelnen Suiten, interpretieren diese im Anschluss und leiten daraus eine Empfehlung ab:

MICROSOFT 365 BUSINESS STANDARD	35,3%
MICROSOFT 365 BUSINESS BASIC	12,5%
MICROSOFT 365 APPS FOR BUSINESS	10,8%
OFFICE 365 E3	7,4%
VISIO PLAN 2	7,1%
EXCHANGE ONLINE (PLAN 1)	4,0%
PROJECT PLAN 3	3,7%
MICROSOFT TEAMS PHONE STANDARD	3,1%

Verteilung Bestandskunden

Die Liste wird angeführt von M365 Business Standard, dem Plan, der installierbare Office Apps wie u.a. Word, Excel, Outlook und zusätzlich die Cloud-Dienste Exchange Online, Teams, OneDrive for Business, SharePoint Online usw. enthält. Direkt darauf folgt die Basic-Variante, welche nur die o.g. Cloud-Dienste aber keine Office Apps enthält und auf Platz 3 die Apps for Business, die wiederum nur die installierbaren Office Apps enthalten.

Erwähnenswert ist noch Exchange Online (Plan 1), der das reine E-Mail-Postfach über Exchange Online enthält – für die Benutzer, die die restlichen Dienste nicht benötigen und vielleicht über das Smartphone oder die Outlook Web App (OWA) auf ihr Postfach zugreifen. Mit Teams Phone können Sie Teams zu einer echten Cloud-Telefonanlage machen.

Wenn Sie sich von der Feature-Tabelle erschlagen fühlen und trotzdem gern kurzfristig mit M365/O365 loslegen möchten, empfehlen wir Ihnen zwei Vorgehensweisen:

Sie rufen uns an. Wir unterhalten uns über Ihre Anforderungen, stellen ein paar Fragen und wählen gemeinsam die für Sie passende Suite.
Sie entscheiden sich für M365 Business Standard (Apps + Dienste), M365 Business Basic (nur Dienste) oder die Apps für Business (nur Apps)

Die zweite Option hat den Vorteil, dass es die preisgünstigen Business Pakete sind, von denen es immerhin diverse Upgrade-Pfade zu den teureren Plänen mit entsprechend mehr Funktionen gibt. Mit dem 20% günstigeren Jahresabos entscheiden Sie sich zwar verbindlich für eine längere Laufzeit, Sie können aber trotzdem während der Laufzeit relativ flexibel auf einen anderen Plan upgraden, wenn Sie Funktionen vermissen sollten.

Wenn die Zahl Ihrer Benutzer saisonal schwankt oder Sie hin und wieder Praktikanten mit einer Lizenz ausrüsten möchten, können Sie Jahres- und Monatsabos (z. B. 80:20) kombinieren. Wir rechnen gern mit Ihnen zusammen aus, was für Sie am günstigsten ist.

Folgende Upgrade-Pfade gibt es für die empfohlenen Suiten derzeit (Stand 14.06.2022):

Microsoft 365 Business Standard